Sådan undgår I dobbeltbookinger af klinikkens behandlerrum
I et klinikfællesskab er behandlerrummene ofte den knappe ressource. Når flere behandlere deler de samme rum, kan to aftaler nemt lande i samme rum på samme tid, med en pinlig situation og en skuffet kunde til følge. Den slags kan undgås helt med den rette opsætning.
Se rummet som en ressource
Det grundlæggende skift er at holde styr på rummene, ikke kun på behandlerne. Når en behandler booker en tid, skal systemet også reservere det rum, behandlingen foregår i. Er rummet optaget, kan tiden ikke bookes. Så enkelt kan det være, hvis systemet forstår rum som en ressource med sin egen kalender.
Tre behandlere deler samme rum, uden overlap. Systemet lukker automatisk for tider, hvor rummet allerede er taget.
Læg arbejdsplaner ind
Mange dobbeltbookinger opstår, fordi to behandlere tror, de har rummet på samme dag. Læg faste arbejdsplaner ind, for eksempel at behandler A har rum 1 om mandagen og behandler B om tirsdagen, så systemet kun tilbyder tider, når behandleren faktisk har adgang til rummet.
Brug kalenderregler
Gode regler forebygger fejl, før de sker. Overvej blandt andet:
- Buffertid mellem aftaler, så der er tid til at klargøre rummet.
- Åbningstider pr. rum, så der ikke bookes uden for det tidsrum, rummet er tilgængeligt.
- Kobling mellem behandling og rum, så bestemte behandlinger kun kan foregå i egnede rum.
Hold overblikket samlet
Til sidst handler det om overblik. En fælles visning, hvor I kan se alle rum og alle behandlere på én gang, gør det nemt at spotte huller og undgå sammenstød. Når husværten kan se belægningen på tværs, bliver det også lettere at planlægge, hvornår der er plads til en ny behandler.
Så snart rummet er en ressource i systemet, behøver ingen at huske, hvem der har hvad hvornår. Systemet lukker selv for optagne tider. Det er forskellen på et hus, der vokser uden voksesmerter, og et, hvor kalenderen bliver en daglig kilde til fejl.
Med rum som ressource, faste arbejdsplaner og klare kalenderregler bliver dobbeltbookinger noget, I ikke længere tænker på. Kunden får en tid, der holder, og behandlerne får ro til at passe deres arbejde.