Bookingsystem til klinikfællesskaber: hvad skal I kigge efter?
Et bookingsystem, der virker fint for en solo-behandler, knækker ofte, når I bliver flere selvstændige under samme tag. Pludselig skal systemet kunne håndtere flere kalendere, flere kasser, flere administratorer og flere sæt kundedata, uden at det hele smelter sammen. Her er de punkter, der afgør, om systemet passer til et klinikfællesskab.
Individuelle kalendere
Hver behandler skal have sin egen kalender med fuldt overblik over egne bookinger og ledige tider. Samtidig skal kalenderne kunne indgå i en fælles booking, så kunden kan finde den første ledige tid på tværs af huset. Uden begge dele ender I enten med kaos eller med et system, hvor alle kan se og rode i alles aftaler.
Flere administratorer og rettigheder
I et hus med flere behandlere er der sjældent kun én, der styrer systemet. Se efter, om systemet kan give forskellige roller: en husvært, der ser belægning og fælles rammer, og behandlere, der kun ser og styrer deres eget. Rettighedsstyring er ikke en luksus, det er det, der beskytter både økonomi og kundedata.
Betaling til det rigtige CVR
Det vigtigste, og det, flest systemer ikke kan: pengene skal ende hos den rigtige virksomhed. Når kunden booker og betaler hos massøren, skal beløbet gå til massørens konto, og kvitteringen skal komme fra massørens CVR. Systemer bygget til én kasse tvinger jer til at samle al betaling ét sted og fordele bagefter, hvilket giver bøvl med moms, regnskab og tillid.
Mange salon- og behandlersystemer antager én økonomi. Betaling samles i husets kasse, og behandlerne afregnes manuelt bagefter. Det roder både regnskab og momsforhold sammen. Spørg altid konkret: kan pengene gå direkte til hver behandlers eget CVR?
Kundedata og GDPR
Når I arbejder med helbredsoplysninger, er kundedata følsomme. Værten bør ikke kunne læse behandlernes kundekartotek, og behandlerne bør ikke kunne se hinandens. Sørg for, at systemet kan holde data adskilt pr. virksomhed, og at der kan laves en databehandleraftale på det fælles system.
Fælles profil, individuelle sider
Kunden skal møde ét samlet sted, men gerne kunne vælge den behandler, de kender. Et godt system lader jer have én fælles forside med en oversigt over husets behandlere, hvor hver behandler har sin egen side med sit fag, sine priser og sin kalender.
Tjekliste til jeres valg
- ✓Kan hver behandler have sin egen kalender og samtidig indgå i en fælles booking?
- ✓Kan betaling gå direkte til hver behandlers eget CVR og kvittering?
- ✓Kan I have flere administratorer med forskellige rettigheder?
- ✓Kan kundedata holdes adskilt pr. behandler, og kan I få en databehandleraftale?
- ✓Kan huset se belægning uden at kunne se den enkelte behandlers kunder?
- ✓Kan I styre fælles rum og udstyr, så I undgår dobbeltbookinger?
- ✓Understøtter systemet MobilePay og de betalingsmåder, jeres kunder bruger?
Bruger I listen som udgangspunkt for en snak med leverandøren, opdager I hurtigt, om systemet reelt er bygget til flere selvstændige, eller om det bare er et solo-system med et ekstra login.